Voici quelques conseils pour faire le ménage sur l’ENT (compte ADMIN) :

1. Vérifier les groupes fonctionnels de la messagerie

IMPORTANT : Vérifier si les bonnes personnes sont dans les bons groupes* fonctionnels de la messagerie ENT : ​

►Accès : Gestion de l’établissement > Qui fait quoi ? ​

Pour chaque profil, il faut :

  - Enlever les personnes avec qui il faut éviter de communiquer. ​

  - Ajouter les personnes qui sont manquantes.

  - Choisir la bonne ressource, enlever les autres : par exemple dans

  - "Psychologue (PsyEN)", il y a parfois toutes les personnes du bassin.

2. Supprimer les articles obsolètes par lots

Rubrique Publication > Contributions > Sélectionner (permet la sélection de la rubrique ou la sous-rubrique visée)

Les articles liés apparaissent sous forme de liste à cocher. On peut ainsi supprimer par lots. L'administrateur a accès à toutes les rubriques.

Les autres utilisateurs peuvent effectuer la même action mais il n’auront accès qu’à leurs publications.

►Plus d'informations : voir aide Skolengo

3. Vérifier les publications avec données personnelles

Vérifier les articles et les documents déjà publiés :

     Identifier les articles et documents déjà publiés et vérifier s’ils contiennent des données personnelles.

     Supprimer les articles et documents non conformes.

     Déplacer les rubriques, articles et documents vers la zone authentifiée si leur contenu est destiné à un public restreint.

Rappeler les consignes aux rédacteurs :

     Organiser une sensibilisation des personnels sur les bonnes pratiques de publication.

     Afficher dans les salles des rappels visuels sur les consignes essentielles.

Le respect de ces bonnes pratiques contribue à garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles ainsi que les données sensibles de l’établissement.

Ces recommandations peuvent être partagées avec les rédacteurs via messagerie ou lors de sessions de rappel en prérentrée, conseils d'enseignement ou réunions du personnel.

► Protection des données personnelles et assistance site ÉDUSCOL 

Contient les modèles d'autorisation d'enregistrement image/voix

4. Supprimer les comptes invités obsolètes

Les comptes invités sont créés par l’établissement. Ils doivent être utilisés avec prudence, uniquement lorsqu’aucune autre solution n’est possible.

Il est important de vérifier régulièrement ces comptes et de supprimer ceux qui ne sont plus justifiés.

Seuls ces comptes disposent d’une croix rouge permettant leur suppression, laquelle devient effective après une nuit.

5. Supprimer les services non utilisés

Certains services ont été créés par l’établissement, comme « Folios » aujourd’hui obsolètes remplacé par la plateforme « Avenir(s) ». Ils peuvent être supprimés à l’aide de la croix rouge.

Pour les autres services, il est important de vérifier la pertinence des droits d’accès accordés. Il est recommandé de privilégier l’attribution des droits à une fonction plutôt qu’à un compte nominatif, afin d’éviter d’avoir à les modifier à chaque changement de personnel.